Как автоматизировать работу по закупке товара из Китая и у российских поставщиков и сделать ее прозрачной на каждом этапе выполнения
Клиент: региональная сеть розничных магазинов с оптовым направлением, штат до 400 сотрудников, ассортимент от продуктов питания до верхней одежды.
Задача: автоматизировать процесс закупки товаров из Китая и у российских поставщиков, сделать его прозрачным на каждом этапе и исключить срыв сроков поставки сезонных коллекций.
Решение: внедрение смарт-процесса в коробочной версии Битрикс24 «Корпоративный портал».
Проблемы до внедрения Битрикс24
Главная боль генерального директора заключалась в том, что процесс закупки был непрозрачен и неконтролируем:
- Задачи терялись. Участники процесса выполняли работу не в срок, заказы исчезали в общем потоке сообщений, непонятно было, на каком этапе находится та или иная закупка.
- Ответственность размыта. При разборе задержек каждый переваливал вину на другого, и установить истинную причину срыва сроков было невозможно.
- Сезонные коллекции приходили не вовремя. Зимняя одежда поступала на склад весной, летняя — в конце августа. Продажи в категории «Одежда» не просто не росли, а показывали отрицательную динамику.
- Нет единого источника информации. Данные по заказам хранились в разрозненных Excel-файлах, переписке в мессенджерах и почте. Документы терялись, согласования затягивались.
Участники процесса закупки
В закупке были задействованы:
- Категорийный менеджер
- Начальник отдела закупки
- Закупщик в России
- Байеры из Китая
- Логист
- Директор по закупкам
- Бухгалтерия
- Специалист по сертификации
- Специалист по маркировке (Честный ЗНАК)
Как работал процесс до автоматизации
Типы закупок
Сезонные — инициировались дважды в год: весной (закупка на зимний сезон) и осенью (закупка на летний сезон). Цикл занимал несколько месяцев.
Постоянные — инициировались в любой момент по мере необходимости.
Этапы процесса и точки отказа
- Формирование пула номенклатуры
Начальник отдела готовил список товаров в Excel. Категорийные менеджеры копировали записи в свои файлы. Никто не фиксировал, когда и над чем ведётся работа. - Запрос байерам
Менеджер отправлял запрос и ждал ответа, не контролируя сроки. Запрос мог затеряться, и менеджер вспоминал о нём только когда байер сам выходил на связь. - Подготовка предзаказа
После получения данных от байера менеджер формировал предзаказ в Excel и отправлял на согласование начальнику отдела через мессенджер или почту. Запросы терялись в общем потоке сообщений. - Согласование с начальником отдела
Начальник отвечал, когда появлялось время. Если возникали вопросы — начиналась переписка в мессенджере с уточнениями и фотографиями. Средств контроля сроков не было. - Подготовка сертификатов и маркировки
Если у товара не было сертификата, менеджер писал специалисту по сертификации. Параллельно — запрос на маркировку. Специалисты фиксировали задачи в своих таблицах, загрузка специалиста не отслеживалась, он мог, ссылаясь на занятость, не брать оформление сертификатов в работу неделями или вовсе о них забыть. - Согласование с директором по закупкам
Раз в две недели начальник отдела вручную собирал сводную таблицу по всем предзаказам и отправлял директору. Запросы терялись в переписке, согласование затягивалось на неопределённый срок. - Уведомление логиста и бухгалтерии
После согласования нужно было сообщить логисту о планируемой отгрузке (город, объём) и бухгалтерии — о дате и сумме оплаты. При пропуске этого этапа товар не попадал в контейнер или не оплачивался вовремя. - Оплата и отгрузка
Категорийный менеджер ежедневно сверялся с таблицей и писал в бухгалтерию об оплатах. Бухгалтерия проверяла план и производила платёж. - Получение на склад и передача документов
После поступления товара логист и склад отправляли пакет документов менеджеру и бухгалтерии через мессенджер. Документы часто терялись.
Решение: автоматизация закупок в Битрикс24
Для проекта была выбрана коробочная версия Битрикс24 «Корпоративный портал на 500 пользователей».
Как автоматизировали процесс закупки с помощью Битрикс24
Создан смарт-процесс со следующими стадиями:
- Новый заказ
- Запрос байеру
- Подготовка предзаказа
- Согласование с начальником отдела
- Согласование с директором по закупкам
- Оплата и отгрузка
- Ожидаем поступление
Поля карточки заказа:
- Название номенклатуры
- Количество продаж за предыдущий период
- Остаток на складе
- Количество к закупу (автоматический расчёт)
- Страна и город закупа
- Наличие готовых сертификатов
- Планируемая дата оплаты
- Планируемая дата отгрузки поставщиком
- Фото товаров от байера
- Сопроводительные документы
- Примерный вес и объём товара
Как работает процесс после внедрения Битрикс24
- Автоматический запуск сезонных закупок
Система автоматически ставит начальнику отдела задачу на подготовку номенклатуры дважды в год: в конце апреля и начале октября. Срок — 2 рабочих дня. Начальник готовит выгрузку из 1С и импортирует её в Битрикс24. Время на подготовку сократилось с 3–5 часов до 10–20 минут. - Автоматическое создание карточек
На основании импортированных данных система создаёт карточки смарт-процесса с заполненными полями: название номенклатуры, продажи за прошлый период, остаток на складе. Количество к закупу рассчитывается автоматически по формуле «Продажи − Остаток». Эта цифра может быть скорректирована на любом этапе работы с заказом, если руководство примет решение закупать больше или меньше. Ручной ввод исключён, система берет всю рутину на себя. - Распределение работы между категорийными менеджерами
Ответственный менеджер получает уведомление о новых заявках и задачу взять карточку в работу в течение 1 дня. Если не реагирует — начальник отдела получает автоматическое уведомление о просрочке. В отличии от схемы работы до внедрения Б24, становятся прозрачными сроки и этапы выполнения, упрощается система контроля, руководителю не нужно ревностно следить за сроками, система сама оповестит его о просрочках. - Перевод в работу
Менеджер перемещает карточку на стадию «Запрос байеру». Это фиксирует факт начала работы. - Работа с байером под контролем сроков
Система автоматически ставит менеджеру задачу получить предложение от байера сроком на 5 рабочих дней. Постановщик — начальник отдела, который видит ход выполнения. При просрочке уведомление получают менеджер и руководитель. Менеджер может продлить срок, но обязан указать причину — никаких оправданий спустя месяцы. - Сбор информации в одной карточке
Все фото товаров, данные по срокам, объёмам и документы от байера прикрепляются менеджером к карточке. Любой участник процесса видит информацию без дополнительных запросов. Экономия времени на уточнения — около 17% от общего цикла закупки. - Подготовка предзаказа
После получения данных от байера менеджер перемещает карточку на стадию «Подготовка предзаказа». Дополнительные таблицы Excel на данном этапе больше не нужны — вся информация уже в системе. Менеджер проверяет и корректирует данные. Срок выполнения данного задания — 20 минут. После актуализации информации карточку переводит на стадию «Согласование с начальником отдела». - Согласование с начальником отдела
Начальник получает автоматический запрос на согласование сроком 3 дня. Наблюдатель — директор по закупкам. При просрочке уведомляются все участники. Вопросы и уточнения ведутся в чате карточки, ничего не теряется. - Параллельные процессы после согласования
При переводе на стадию «Согласование с ДПЗ» система одновременно запускает:- Согласование с директором по закупкам — оповещение для финального решения
- Уведомление логиста — информация о сроках, объёмах и месте отправления для планирования доставки и комплектации контейнеров
- Уведомление бухгалтерии — бухгалтерия должна предварительно знать о возможной оплате, ее сроке и сумме, для планирования бюджетов
- Задача специалисту по сертификации — если сертификат отсутствует, ставится задача сроком 45 дней с наблюдателем — начальником отдела
- Задача на подготовку кодов маркировки — для товаров с обязательной маркировкой
- Оплата и отгрузка
После согласования с ДПЗ карточка переходит на стадию «Оплата и отгрузка». Категорийный менеджер получает задачу отработать закупку с байером, заказ появляется в календаре оплат бухгалтерии. - Доставка
После закупки у байера менеджер вручную ставит задачу логисту на доставку партии (этот этап пока не автоматизирован по административным причинам заказчика). - Поступление на склад и закрытие
После получения товара логист отмечает поступление в карточке. Категорийный менеджер получает уведомление и завершает работу по номенклатуре.
Все задачи аккумулируются в рамках одной карточки. Ничего не нужно искать по разным разделам портала.
Результаты внедрения Битрикс24 в отдел закупок
| Показатель | До внедрения | После внедрения |
| Утерянные заказы | 31% | 0% |
| Сезонные товары в срок | Не контролировалось | 95% |
| Время подготовки номенклатуры | 3–5 часов | 10–20 минут |
| Экономия времени на уточнения | ~17% |
Потерять заказ стало технически невозможно — каждая карточка проходит через контролируемые стадии с автоматическими напоминаниями и эскалацией просрочек.
95% сезонных товаров приходит к актуальному времени продаж. Оставшиеся 5% приходятся на логистические ограничения и таможенные форс-мажоры, не зависящие от процесса закупки.
Если для вашей компании актуальны похожие задачи по автоматизации закупок, складского учёта или продаж — оставьте заявку на консультацию. Расскажем, как Битрикс24 поможет сделать ваши бизнес-процессы прозрачными и контролируемыми.
